Kutatási szabályzat

(1) Bevezetés

1. A Piarista Rend Magyar Tartományának tartományfőnöke a Piarista Rend Magyar Tartománya Központi Levéltára (a továbbiakban: Levéltár) által őrzött iratanyagban történő kutatást A közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. LXVI. törvény (LTörv), valamint A köz­levéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. EMMI rendelet (LRend) vonatkozó előírásai (41.5; 43.1) alapján az alábbiakban szabályozza.

(2) A kutatás engedélyezése és nyilvántartása

2. A Levéltár iratai a Tartományfőnök vagy a Levéltáros engedélyével, jogos igény esetén, a 9-13. §-okban fölsorolt korlátozások figyelembevételével, személyesen, ingyenesen kutathatók. Jogos igény akkor állhat fönn, ha a levéltári anyag tanulmányozása, abból adatok kigyűjtése tudományos, hivatalos, pedagógiai, helytörténeti vagy családkutatási cél érdekében történik (vö. LTörv 3.o). A kutatási engedély az adott naptári évre szól, így évente megújítandó. Az engedélyt a jelen Szabályzatban foglaltak megszegése esetén a Levéltáros visszavonhatja.
3. Kutatási engedély csak olyan természetes személynek adható, aki a kutatáshoz megfelelő felkészültséggel rendelkezik. Kiskorú (18 évesnél fiatalabb) személy a gondviselője által aláírt felelősségvállalási nyilatkozat leadása után kaphat kutatási engedélyt (a nyilatkozat a Szabályzat 2. sz. melléklete).
4. A kutatási engedély kiadásakor a Levéltár nyilvántartásba veszi a kutató természetes személyazonosító adatait és lakcímét az erre a célra szolgáló adatlap (a Szabályzat 1. sz. melléklete) kitöltésével. A kutató kérésére a Levéltár a nyilvántartott adatok alapján látogatói jegyet adhat ki (vö. LTörv. 22.3; LRend 43.2.eb).
5. A Levéltár gondoskodik a kutató személyes adatainak védelméről Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: InfoTörv), valamint az Európai Parlamentnek és az Európai Tanácsnak A természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről szóló 2016/679. rendelete (a továbbiakban: GDPR) rendelkezései szerint.
6. A kutatási engedély elnyerésekor a kutatónak írásos nyilatkozatot (a Szabályzat 1. sz. melléklete) kell tennie arról, hogy

• a kutatásra kapott levéltári anyag épségét és rendjét megtartja;
• a levéltári anyag kutatása során megismert személyes adatokat a vonatkozó jogszabályok (InfoTörv, GDPR) rendelkezései szerint kezeli, és ezek megsértése esetén vállalja a következményekért a büntetőjogi és anyagi felelősséget (LTörv 24.4);
• a Levéltárban őrzött és publikációiban fölhasznált forrásokra a tudományos igényeknek megfelelően hivatkozik;
• a Levéltárban őrzött források alapján készült közleményeinek egy példányát a megjelenést követő egy hónapon belül díjmentesen megküldi a Levéltárnak.

7. A Levéltár a kutatások áttekintése és ellenőrzése, valamint a statisztikai adatszolgáltatás érdekében kutatási naplóban tartja nyilván (vö. LTörv 22.4; LRend 46.1)

• a kutató nevét és kutatási engedélyének számát;
• az egyes kutatási esetek időpontját;
• a kutatásra átadott levéltári anyagot
• a kutató számára átadott másolatok számát.

8. A Levéltárnak a matricula.hu felületen közzétett elektronikus irataiban való kutatás az ott közzétett Általános szerződési feltételek szerint, a regisztrációs űrlap kitöltése, valamint az ott előírt díjfizetés megtörténte után lehetséges.

 (3) A kutatható iratok köre

9. A Levéltárban őrzött iratok közül azok kutathatók, amelyek

• a kutatás naptári évétől számított negyven évnél régebben keletkeztek;
• már korábban jogszerűen nyilvánosságra kerültek (vö. LTörv 22.1);
• a nyilvánosságra hozás szándékával készültek;
• tartalma az adatvédelmi jogszabályok alapján bárki számára kutatható (vö. LTörv 22.1);
• és nem tartoznak az alábbi 10-13. §-okban fölsorolt korlátozások alá.

10. A személyes adatot (vö. GDPR 4.1) tartalmazó levéltári anyag akkor válik tudományos, történelmi vagy statisztikai célból kutathatóvá (vö. GDPR 89.1),

• ha eltelt az érintett halálozási évét követő 30 év;
• ha eltelt az érintett születésétől számított 90 év, és a halálozás ideje nem ismert, és az csak aránytalanul nagy erőfeszítéssel volna megállapítható;
• ha eltelt a levéltári anyag keletkezésétől számított 60 év, és az érintett születésének és halálozásának időpontja sem ismert, és azok csak aránytalanul nagy erőfeszítéssel volnának megállapíthatók (LTörv 24.1);
• ha a kutatáshoz az érintett, vagy annak halálát követően bármely örököse hozzájárult (LTörv 24.2).

11. A Tartományfőnök indokolt esetben, az Egyház és a Rend érdekét szem előtt tartva engedélyt adhat a 9-10. §-ok szerint nem kutatható iratok kutatására is.
12. Ha a levéltári anyag fizikai állapota miatt nem alkalmas a kutatásra, a Levéltár a kutató kérését annak költségére készített másolat készítésével teljesítheti, amennyiben a másolat készítése nem jár az eredeti levéltári anyag további megrongálódásának vagy megsemmisülésének veszélyével. Utóbbi esetben a Levéltár a kutatási kérelmet megtagadhatja (vö. LTörv 25.3).
13. Ha a kutatásra kikért anyagról a Levéltárban digitális vagy mikrofilmre vett másolati példány is rendelkezésre áll, akkor a levéltár a kutatást a másolat kiadásával is lehetővé teheti (vö. LRend. 42.4).

(4) A kutatás helye és módja

14. A kutatás rendes helye a Levéltár kutatóterme, amely egyben a Piarista Rend Magyar Tartománya Központi Könyvtára olvasóterme is. Itt a kutatás az e célra szolgáló asztalokon, a Levéltáros felügyelete mellett folyhat. A Levéltárnak a kutatás számára megfelelő világítási és higiéniai körülményeket kell biztosítania.
15. A Levéltár kutatóterme hetente hétfőtől szerdáig, naponta 9-től 17 óráig tart nyitva. Az állami és egyházi ünnepeken zárva tart. A kutatás nyitvatartási időben, a levéltárossal történő előzetes egyeztetés alapján végezhető.
16. A Levéltáros a kutatás témájának ismeretében megadja a kutatónak az anyagra vonatkozó mindazon felvilágosítást, amely a kutatás megkezdésekor szükséges (LRend 43.3.b).
17. A kutató a kutatni kívánt levéltári anyagot kérőlapon (vö. LRend 43.2.ed; 44.1-4) vagy szóban igényelheti a Levéltárostól.
18. A levéltáros gyakorlati okokból korlátozhatja azon iratok mennyiségét, amelyet egy kutató egyszerre kikérhet (vö. LRend 45).
19. A kutató köteles óvni a kutatásra kiadott iratanyag fizikai állagát, azon sérülést vagy maradandó változást okozó beavatkozást nem végezhet. A kutatás során az iratanyagon semmiféle írásnyom nem helyezhető el. Az iratanyag fizikai károsítása vagy rendjének megbontása esetén a kutató anyagi felelősséggel is tartozik az iratanyag eredeti állapotának helyreállításáért.
20. A kutatást a kulturált viselkedés általánosan elfogadott szabályait betartva, a többi kutató zavarása nélkül kell végezni.
21. A kutatóteremben szigorúan tilos dohányozni, ételt és italt fogyasztani, másokat hangoskodással zavarni.

(5) Az iratanyag reprodukálása

22. A kutató a neki kutatásra kiadott iratokról saját eszközével (fényképezőgép, mobiltelefon, stb.) abban az esetben készíthet másolatot (felvételt, fotót), ha előzetesen fotójegyet váltott ki. (A fotójegyek árát a Szabályzat 3. sz. melléklete tartalmazza).
23. A saját eszközzel készülő másolatok készítése során

• az eszköz nem kerülhet fizikai kapcsolatba a másolandó irattal;
• tilos vaku és egyéb megvilágító eszköz használata;
• tilos a kutató számára az iratok hajtogatása;
• a Levéltár által kiadott fotókártyát úgy kell elhelyezni, hogy az a másolatokon (felvételeken) látható legyen;
• az iratoknak a felvételekhez szükséges rögzítéséhez és megvilágításához a Levéltár segédeszközöket nyújt;
• a fönti szabályok megsértése a fotójegy visszavonását vonja maga után.

24. A kutató megrendelésére a kutatásra engedélyezett levéltári anyagról a Levéltár digitális vagy papíralapú másolatokat készíthet (LTörv 22.1; LRend 41.2), amennyiben azt technikai eszközei lehetővé teszik. (A másolatkészítés díjszabását a Szabályzat 3. sz. melléklete tartalmazza.)
25. A Levéltár megtagadhatja másolat készítését, ha az vagy annak gyakorisága a levéltári anyag fizikai állapotát károsítja, épségben történő fönnmaradását veszélyezteti, (LRend. 41.4).

(6) Záró rendelkezések

26. A kutató felelős a kutatás során tudomására jutó, hatályos jogszabály által védett titokfajta (magántitok, üzleti titok, banktitok, értékpapírtitok, orvosi titok stb.) megőrzésének biztosításáért.
27. A kutató A szerzői jogról szóló 1999. évi LXXVI. törvény hatálya alá tartozó iratok kutatása során megismert adatokat e törvény rendelkezéseinek megfelelően köteles felhasználni.
28. A kutató a levéltári anyagról készített vagy kapott másolatokat kizárólag kutatási célra használhatja fel. A másolatokat bármilyen módon nyilvánosságra hozni vagy közzétenni csak a Levéltár engedélyével, a megállapított közlési díj befizetését követően szabad. (A közlési díjakat a Szabályzat 3. sz. melléklete tartalmazza.)
29. Jelen szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a LTörv és a LRend rendelkezései az irányadók.
30. Jelen szabályzatnak az aláírás napján történő hatályba lépésével a hasonló című és tárgyú, Kállay Emil tartományfőnök által 2002. szept. 16-án elfogadott szabályzat érvényét veszti.

Budapest, 2022. szeptember 22.

Szakál Ádám Márton
tartományfőnök

1. melléklet: Kutatói adatlap és nyilatkozat

A kutató neve: [ _ _ _ ]; anyja születési neve: [ _ _ _ ]; születési helye, ideje: [ _ _ _ ]; állandó lakcíme: [ _ _ _ ]; állampolgársága: [ _ _ _ ]; telefon: [ _ _ _ ]; e-mail: [ _ _ _ ]

Alulírott kijelentem, hogy a Piarista Rend Magyar Tartománya Központi Levéltára Kutatási szabályzatát betartom. ■ Személyes adataim kezeléséhez az abban foglaltak szerint hozzájárulok. ■ A kutatásra kapott levéltári anyag épségét és rendjét megtartom. ■ A levéltári anyag kutatása során megismert személyes adatokat a vonatkozó jogszabályok rendelkezései szerint kezelem, és ezek megsértése esetén vállalom a következményekért a büntetőjogi és anyagi felelősséget. ■ A Levéltárban őrzött és publikációimban fölhasznált forrásokra a tudományos igényeknek megfelelően hivatkozok. ■ A Levéltárban őrzött források alapján készült közleményeim egy példányát a megjelenést követő egy hónapon belül díjmentesen megküldöm a Levéltárnak.

2. melléklet: Felelősségvállalási nyilatkozat

Alulírott [név] [lakcím] [személyazonosságot igazoló okirat száma] mint [név] [anyja születési családi és utóneve] [lakcím] kiskorú személy törvényes képviselője az általa a Piarista Rend Magyar Tartománya Központi Levéltára levéltári anyagában okozott kárért felelősséget vállalok. Kijelentem, hogy ismerem és elfogadom a Piarista Rend Magyar Tartománya Központi Levéltárának  Kutatási szabályzatát. Személyes adataim kezeléséhez hozzájárulok.

3. melléklet: Másolatkészítési és közlési díjak

Az árak ÁFÁ-val együtt értendők.