Levéltárunk a Piarista Rend (teljes nevén a Kegyes Iskolák Isten Anyjáról nevezett Szegény Szabályozott Papjainak Rendje) Magyarországi Rendtartományának történeti gyűjtőlevéltára, amely
- összegyűjti, megőrzi, föltárja és hozzáférhetővé teszi a rendtartomány kormányzata, a rendházak működése és a szerzetesek egyéni tevékenysége során keletkezett történeti értékű iratokat;
- a rend történeti emlékezetének helye, dokumentálja a rend múltját és így hozzájárul karizmájának megőrzéséhez;
- a magyarországi levéltári törvény (1995. évi 66. törvény) értelmében nyilvános magánlevéltárként működik, ahol a kutatás lehetősége a levéltár saját kutatási szabályzata alapján díjtalanul biztosított.
Begyűjtés, megőrzés
A rend Regulái előírják, hogy „a levéltárnak legyen biztos és alkalmas helye”, a levéltáros pedig „őrizze, rendezze és gyarapítsa a már meglévő fondokat”. (467)
Levéltárunk célja tehát, hogy tartósan megőrizze a magyarországi piaristák múltját, tevékenységét és hagyományait dokumentáló iratokat. Mivel nem lehet mindent örökké megőrizni, az elöljárók és a levéltáros felelőssége, hogy a fontosat megkülönböztessék a jelentéktelentől és ezáltal eldöntsék, hogy mi válik majd a szerzetesi közösség történelmévé. Így ad a levéltári munka a múltnak jövőt.
A rend Regulái azt ajánlják, hogy „minden helyi levéltárat vagy a róluk készült másolatokat a területi egység levéltárába gyűjtsenek össze, de úgy, hogy az egyes házak tulajdonjoga ne vesszen el”. (470) Előírják továbbá, hogy „azoknak a helyi könyvtáraknak és levéltáráraknak régi fondjait, amelyeket nem lehet biztonságosan megőrizni és elegendő vigyázattal a kutatók rendelkezésére bocsátani, vigyék át a területi egység központi őrzőhelyére (a területi egység könyvtárába vagy levéltárába , stb.), amely épp erre létesült és erre megfelelőképpen fel van szerelve” (469). Mindezek értelmében a rendtartomány rendházaiban 2006 óta nem őriznek történeti értékű levéltári anyagot (miután ez év nyarán a kecskeméti rendház levéltárának 1950 előtti anyaga is tartományi levéltárba került). Számos rendház levéltári anyaga azonban az 1950. évi államosítást követően állami (megyei önkormányzati) levéltárakba került. Levéltárunk lehetőségeihez és raktári kapacitásához mérten törekszik ezek átvételére.
Levéltárunk különös felelősséget érez a Románia területén lévő piarista rendházak megmaradt levéltári anyagának megőrzéséért és föltárásért. Ezen a téren szorosan együttműködik az illetékes római katolikus egyházmegyei levéltárakkal.
A rend fönntartásában működő iskolák és egyéb oktatási intézmények levéltárai a levéltári törvény (1995. évi 66. törvény) 3. §. szerint köziratnak minősülnek, így a közlevéltárak gyűjtőkörébe tartoznak. Bár a törvény 31. §-a lehetőséget ad arra, hogy „az illetékes egyházi levéltár gyűjtheti az egyház által fenntartott nevelési-oktatási intézmény köziratnak minősülő anyagát”, levéltárunknak azonban nem állnak rendelkezésére az ehhez szükséges föltételek, így az iskolai iratok begyűjtését nem tervezi. A piarista iskolák közül levéltárunkban – néhány fondtöredék mellett – teljes egészében egyedül a budapesti gimnázium iratai találhatók meg.
Föltárás, rendezés, segédletkészítés
A rendi Regulák megkövetelik, hogy a levéltárosok „készítsék el a kutatáshoz és felvilágosításhoz szükséges eszközöket, azaz kartotékokat, mutatókat, leltárakat és katalógusokat, és ügyeljenek arra, hogy betartsák a könyvtárakra és levéltárakra vonatkozó helyi szabályokat”. (467)
Levéltárunk célja tehát, hogy a megőrzött iratanyagot hiteles, rendezett és áttekinthető levéltári anyaggá alakítsa. Ezért a proveniencia elvét követve fondokat és állagokat alakítunk ki, amelyeket sorozatokra és tételekre tagolunk. Mindezekről megfelelő leírást készítünk, amely minden olyan adatot tartalmaz, amely az egyes levéltári egységek megismeréséhez és használatához szükséges. A segédletkészítés 1995 óta kizárólag digitális formában történik, és ezen tevékenység során igyekszünk alkalmazkodni a vonatkozó számítógépes és levéltári szabványokhoz.
Kutatószolgálat, közzététel
Levéltárunk célja, hogy a levéltári anyag álljon rendelkezésre a tudományos kutatás számára, a rendtörténetileg fontos kutatások eredményei pedig minden érdeklődőhöz eljussanak.
Ezért a levéltár a körülményekhez képest fogadja és a kutatási szabályzatban előírt korlátozások betartásával kiszolgálja a tudományos kutatókat. Emellett a levéltári munka jelentős részét teszi ki az írásbeli kérdések megválaszolása is. A levéltáros nincs abban a helyzetben, hogy minden esetben átfogó kutatásokat végezzen, így a válasz legfeljebb egyedi adatokra, illetve a kutatás folytatásához szükséges tanácsokra szorítkozhat.
A levéltár egyben a piarista rend történetére vonatkozó kutatások természetes központjául is szolgál. Ezért a levéltáros tudományos munkájának része a rendtörténeti forráskutatás, valamint a föltárt adatok és történeti földolgozások közzététele, nyomtatott és digitális formában is.